07 tarefas que demandam mais tempo das equipes de gestão de energia e utilidades

Publicado por Dayane Machado em qua, 30/05/2018 - 14:31
7 tarefas gestao energia

As empresas podem ser vistas como grandes coleções de processos. Todos as áreas contam com um conjunto de procedimentos, padrões e fluxos de trabalho, que definem a sua forma de operação.

Nesse cenário, não é incomum encontrar equipes de gestão com rotinas baseadas em pilhas de trabalho manual, o que no mundo de gestão de energia é análogo a dizer que seu dia gira em torno de um número assustador de planilhas, cada uma com complexidade igualmente estarrecedora. Com a falta de tempo e de ferramentas dedicadas para gestão de energia e utilidades, surge a dificuldade em ir além de atividades operacionais de gestão de energia, comprometendo assim iniciativas de melhoria. Identificar essas atividades que estão consumindo o tempo da equipe, é um passo fundamental para promover otimizações nos processos.

Elencamos abaixo 07 tarefas que demandam grande parte do tempo das equipes de gestão de energia e utilidades:

 

1. Controle de dados através de planilhas

Grande parte das empresas fazem a gestão e o controle de energia e utilidades através de inúmeras planilhas eletrônicas, responsáveis por coletar dados, fazer cruzamentos, publicar relatórios, e assim sucessivamente. Em cenários onde a equipe de gestão de energia só dispõe de planilhas para fazer estes controles, surgem diversos problemas como múltiplas versões do mesmo arquivo, insegurança no acesso ou alterações das informações, ausência de alertas automáticos sobre possíveis incidentes (diminuindo a agilidade e dificultando o planejamento de ações), dependência de especialistas que saibam manusear fórmulas complexas, dentre outros. Todos esses fatores contribuem para o atraso nas entregas, incompatibilidade de informações e principalmente retrabalho.

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2. Gestão de contratos e faturas de energia e utilidades

Uma das responsabilidades da área de gestão de energia e utilidades é fazer a gestão e fechamentos periódicos de contratos de compra e venda de energia e utilidades. Outra tarefa igualmente importante é o gerenciamento de faturas de energia, que envolve etapas operacionais como digitalização e auditoria das mesmas.

O gerenciamento de contratos e custos de insumos energéticos deve levar em consideração particularidades como tarifas sazonais, demandas contratadas, multas, tributação, entre outros termos comerciais.

Para evitar que valores indevidos passem despercebidos, cada fatura precisa ser individualmente analisada. A verificação começa pela apuração dos valores, comparando o histórico de consumo com os valores atuais e eventualmente com a infraestrutura de medição disponível. Além disso, deve-se verificar se o conjunto de resoluções normativas que regulam as concessionárias e permissionárias de energia elétrica, água, saneamento, etc., estão sendo plenamente cumpridas. No caso de organizações com operações distribuídas, que trabalham com um grande volume mensal de faturas, se feita de forma manual, essa rotina é trabalhosa e muitas vezes envolve uma equipe dedicada.

 

3. Apuração de custos de energia

A maioria das empresas dedica uma considerável parte do tempo e esforço de sua liderança para gerir seus custos. Quanto mais apertadas as margens do negócio, maior será sua sensibilidade para variações de custos e, geralmente, mais atenção será dedicada. O custo com energia e utilidades representa uma parte significativa do custo total de produção da indústria, o que faz com que a apuração desses custos seja essencial para a melhoria do desempenho econômico de suas operações.

O bom custeio normalmente requer a apropriação de diferentes fontes de custos a múltiplos centros de custos. Essa apuração requer de uma série de regras para apropriar custos de energia e utilidades, dentre elas a verificação e higienização de dados de medição, o cálculo das regras de custeio e a devolução dos resultados à organização, que se feitas manualmente, consomem um considerável tempo dos responsáveis por esta apuração.

Quando as equipes não dispõem da estrutura necessária para realização do custeio, é comum as empresas optarem pelo rateio, onde a distribuição de custos se torna um exercício de adivinhação, e todos os indicadores técnicos ou gerenciais ficam prejudicados.

 

4. Rastreamento de incidentes e perdas de energia

Parte das responsabilidades da área de gestão de energia e utilidades de uma empresa é identificar incidentes operacionais e perdas, como defeitos com equipamentos, vazamentos e energia perdida (equipamento ligado sem necessidade). A pressão para manutenção da continuidade operacional acaba absorvendo grande tempo da equipe. Se feita de forma manual, sem a utilização de uma ferramenta de gestão de alertas, o tempo de resposta aumenta consideravelmente, pois será necessário uma longa e complexa apuração para identificar e reparar o incidente. Além disso há a perda financeira que o incidente pode causar até sua reparação.

 

5. Previsão de cenários

Muitas equipes de gestão de energia encontram dificuldades de previsão de cenários para, por exemplo, realizar o planejamento de consumo, quando não possuem uma ferramenta dedicada.

A capacidade de antever com rapidez cenários de consumo de energia e utilidades de uma unidade produtiva ou mesmo de um site inteiro a partir de planos de produção é muito importante e trazem economias e redução de riscos operacionais.

Analisar estes dados, através de métricas que estão ancoradas em processos manuais, para input das informações, geração de relatórios, gráficos, projeções a partir de cenários e sinergia entre as áreas é extremamente complexo e específico, o que demanda um tempo significativo da equipe.

 

6. Visualização integrada de dados

Ter uma visão macro e completa de todo o processo de consumo, geração e emissões, permite uma gestão mais coesa e ágil. Entretanto, equipes de gestão de energia que não possuem um sistema integrado de gestão, encontram grandes dificuldades ao tentar visualizar e comparar dados entre áreas, unidades, plantas ou sites. Além disso, é preciso acessar inúmeras fontes para obter essa visão macro e contar com a disponibilidade de outras equipes para envio de informações. Além do retrabalho e falta de agilidade, torna-se muito difícil entender o consumo e contextualizá-lo.

 

7. Identificar oportunidades de redução de custos de energia e emissões de poluentes

Uma das funções principais da área de gestão de energia e utilidades é visualizar possibilidades de redução de custos de energia e de emissões de poluentes, e promover iniciativas de eficiência energética em suas operações. Existem diversas práticas que trazem os resultados de redução de custo esperados, desde mudança de determinados processos à troca de equipamentos.

Porém, para se dedicar a identificar novas oportunidades de redução de custos de energia e emissões, é preciso que a equipe não esteja consumindo todo seu tempo em tarefas manuais, que poderiam ser automatizadas com um bom sistema de gestão de energia.

 

Além de executar as funções citadas acima de forma mais rápida e automatizada, algumas disciplinas podem ser consideravelmente melhoradas através de um sistema integrado de gestão de energia e utilidades. Através da automatização de processos existentes, a empresa experimenta agilidade e assertividade no planejamento e execução das operações da área de gestão de energia e utilidades. Assim, ao invés de gastar horas na frente de planilhas cruzando dados e montando relatórios, as equipes investem melhor seu tempo e concentram esforços onde mais interessa: na melhoria da eficiência energética da empresa.

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A plataforma de gerenciamento de energia e utilidades da Viridis provê funcionalidades de monitoramento, planejamento, contratação, custeio, medição e verificação, simulação e otimização do consumo energético – de maneira integrada. Tal integração elimina por completo a necessidade de utilização de planilhas eletrônicas, além de possibilitar maior controle, segurança e qualidade das informações. Dados referentes ao consumo energético podem ser capturados pela plataforma em tempo real, imediatamente tratados quanto à qualidade, e inseridos em um mecanismo de contextualização que possibilita análises mais robustas e abrangentes. De outra forma, a plataforma

Viridis também facilita a incorporação de processos e ferramentas que são comumente implementados em planilha eletrônica pelos usuários: formulários de lançamento manual de dados (para métricas que não dispõem de medidores físicos), planos de produção utilizados para previsão de consumo energético, formulários para lançamento e verificação de dados de faturas, planilhas que representam regras de negócio em tarefas específicas e tabelas dinâmicas para consulta e visualização de combinações de dados – todos são naturalmente cobertos pela plataforma Viridis e seus componentes de interface de modo a facilitar a internalização da ferramenta e a rápida captura de valor pelos usuários. Saiba mais sobre os nossos produtos.


Coordenadora de Customer Success, Viridis

Coordenadora de Customer Success na Viridis, formada em Engenharia Elétrica com ênfase em Energia e cursando MBA no Setor Elétrico, ambos na PUC Minas. Possui experiência de mais de quatro anos na área de gestão de energia, tendo atuado na área de gestão de energia e planejamento estratégico da Vallourec, com participação na implantação da Norma NBR ISO 50.001 e na CEMIG, em um projeto de P&D voltado para planejamento estratégico.

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