6 razões para não fazer a gestão de energia da sua empresa usando planilhas

Publicado por Carina Lima em qua, 18/05/2016 - 18:59
6 razões para não fazer a gestão de energia da sua empresa usando planilhas

Diferentes colaboradores acessando a mesma planilha pode acarretar vários desencontros de informações. Veja abaixo 06 motivos para a sua empresa não investir na gestão de energia através de planilhas.

 

Grande parte das empresas fazem a gestão e o controle de energia através de inúmeras planilhas eletrônicas, responsáveis por coletar dados, fazer cruzamentos, publicar relatórios, e assim sucessivamente.

Um dos desafios para as equipes de gestão de energia e utilidades é justamente encontrar sistemas de gestão que não só contemplem todas as ferramentas e funcionalidades necessárias para promover evolução contínua na gestão de energia, mas que também sejam de fácil usabilidade, com interface simples e intuitiva e de fácil acesso em diferentes dispositivos e formatos.

Tendo em vista este cenário, elencamos os 06 principais motivos para sua empresa não usar planilhas ao fazer a gestão de energia.

1- Problemas para compartilhar dados e criação de múltiplas versões de arquivos

Ao compartilhar planilhas com outras pessoas, corremos sempre o risco de criarmos mais de uma versão de um arquivo, sem conseguirmos manter o controle sobre quais alterações foram feitas e quantas pessoas podem alterá-lo. Com isso, as informações acabam perdendo a confiabilidade necessária para embasar decisões sobre o negócio.

Apesar da disponibilidade de compartilhamento de arquivos via armazenamento em nuvem ou diretórios na rede, estes recursos ainda não alcançam a mesma praticidade, segurança e dinamismo promovidos pelo compartilhamento de informações através de um sistema.

2 – Multiplicação de arquivos de planilhas

Para fazer a gestão de energia utilidades contemplando todos os insumos, equipamentos e variáveis monitoradas, a empresa acaba demandando a criação e atualização constante de inúmeras planilhas, o que gera proliferação de arquivos e cada vez mais dificuldades para localizar as informações desejadas.

Por outro lado, sistemas permitem a criação de layouts e configurações específicas para cada tipo de informação, de forma organizada. Com um bom sistema de gestão de energia, o usuário pode ainda visualizar e confeccionar seus próprios painéis de controle ou dashboards. Cada compartimento de um dashboard, pode exibir um determinado conteúdo, como um gráfico com as medições de um medidor, um gráfico de um KPI, a lista de mensagens de notificação do usuário, entre outros.

3 – Grande quantidade de dados

Quanto mais complexa e ampla se torna a gestão de energia em uma empresa, maior a necessidade de criação de planilhas que manipulam grandes quantidades de dados. Quanto mais dados disponíveis, maior também o número de cálculos necessários para seu processamento. Gerenciar grandes volumes de informações está longe de ser um dos pontos fortes de planilhas eletrônicas. Sistemas de informação dedicados, criados a partir de arquiteturas robustas, são dimensionados para suportarem quantidades de dados muito superiores, ampliando o alcance e a profundidade da gestão.

4 – Segurança no acesso e alteração das informações

As regras de segurança de planilhas se limitam à restrição de acesso do usuário para apenas leitura ou de edição dos arquivos e a inibição de alterações em alguns tipos de células. Ao contrário das planilhas, em um sistema como o Viridis é possível criar perfis altamente configuráveis para cada tipo de usuário, definindo quais informações serão visualizadas ou editáveis em diferentes níveis, de acordo com hierarquia e funções de cada integrante da equipe. O sistema também registra as atividades realizadas por cada usuário no sistema, permitindo o rastreamento de qualquer alteração feita.

5 – Dificuldade de integração das informações da área de energia com outros sistemas da empresa

Em casos de gestão através de planilhas, uma simples ação para integrar e incorporar informações provenientes de outros sistemas de engenharia e informação (PIMs, PLCs, SCADAs, medidores de energia) ou de gestão (SAP, MES, sistemas de TI) exige conhecimento técnico de programação e gestão de banco de dados, além de tempo dos colaboradores para executá-la. Através do uso de sistemas é possível automatizar esses processos, gerenciando todos os dados sobre energia e utilidades, evitando inconsistências e permitindo que as equipes concentrem esforços aonde mais interessa: na melhoria da eficiência energética da empresa.

6 – Ausência de alertas de comportamento

A gestão de energia via planilhas não permite a configuração de alertas automáticos de comportamento, diminuindo a agilidade e dificultando o planejamento de ações. Por isso é importante a adoção de sistemas que possam notificar automaticamente as equipes através de e-mail, SMS, notificação na rede de automação ou até por abertura de nota de manutenção, em casos em que algum item (como consumo específico, demanda e qualidade de dados) está fora das faixas de controle.

Sistemas de gestão de energia

Uma plataforma de gerenciamento de energia e utilidades eficiente provê funcionalidades de monitoramento, planejamento, contratação, custeio, medição e verificação, simulação e otimização do consumo energético – de maneira integrada. Tal integração elimina por completo a necessidade de utilização de planilhas eletrônicas, além de possibilitar maior controle, segurança e qualidade das informações.

Dados referentes ao consumo energético podem ser capturados em tempo real por um sistema de gestão de energia eficiente e imediatamente tratados quanto à qualidade, e inseridos em um mecanismo de contextualização que possibilita análises mais robustas e abrangentes. Plataformas desse tipo também facilitam a incorporação de processos e ferramentas que são comumente implementados em planilha eletrônica pelos usuários, como:

  • formulários de lançamento manual de dados (para métricas que não dispõem de medidores físicos).
  • planos de produção utilizados para previsão de consumo energético.
  • formulários para lançamento e verificação de dados de faturas.
  • planilhas que representam regras de negócio em tarefas específicas.
  • tabelas dinâmicas para consulta e visualização de combinações de dados.


Todos esses processos podem ser cobertos por um bom sistema de gestão de energia, de modo a facilitar a rotina e aumentar a produtividade da equipe.

Coordenadora de Marketing, Viridis Energy

Coordenadora de Marketing na Viridis, formada em Gestão de Eventos, pós-graduada em Marketing e Comunicação,  certificada em Inbound Marketing pela Hubspot,  possui grande experiência em marketing digital, produção de eventos corporativos, marketing de conteúdo, copywriting, planejamento e vendas SaaS.

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