Cinco vantagens de utilizar um sistema de gestão de faturas de energia

Publicado por Angelo Assis em seg, 03/06/2019 - 15:00
viridis-blog-artigo-vantagens-gestao-de-faturas-PT

Entenda como um sistema de gestão de faturas de energia pode ser vantajoso para o planejamento da sua empresa.

 

Um desafio comum em diversas empresas é garantir uma boa gestão das faturas de energia, que contribui diretamente para o aumento do controle sobre os custos. Existem vários aspectos que podem influenciar nessa gestão. Em alguns cenários, temos grandes empresas onde uma só planta pode consumir diversos insumos energéticos diferentes, como energia elétrica, gases, carvão, óleo diesel etc. Um bom exemplo são as siderúrgicas. Em outros cenários, temos empresas consumidoras de apenas um ou dois insumos, mas de forma distribuída, ou seja, são diversas unidades consumidoras espalhadas por várias cidades e estados, cada uma com seus contratos e suas regras específicas. Para ambos os casos, é necessário um controle rigoroso que permita validar os consumos registrados e a aplicação das regras dos contratos. Quanto maior o valor do consumo e/ou mais complexo o contrato do insumo mais crítico é este controle. Com esses dados em mãos é possível realizar análises, tomar decisões mais assertivas e alcançar níveis mais avançados de eficiência energética.

Veja os cinco principais benefícios que um bom sistema de gestão de faturas pode trazer para sua empresa.

1. Adaptação às normas da ISO 50.001

A ISO criou a certificação ISO 50.001, que estabelece um modelo de sistema de gestão para certificar as empresas que atingirem alguns requisitos mínimos de governança de processos e tarefas relacionados à disciplina de gestão de energia e utilidades.

Leia mais: Infográfico Certificação ISO 50001: conceitos e aplicação nas empresas

Algumas exigências da norma dizem que se deve utilizar dados para melhor compreensão e tomada de decisões sobre o consumo energético e sempre aprimorar a gestão de energia. Requisitos como esses trazem diferentes desafios para os gerentes de energia. Como atender a todos eles? Um dos passos é automatizar o trabalho mecânico como digitação de faturas, conferências e auditorias para que as pessoas possam direcionar seu esforço em tarefas como analisar, investigar, comparar, prever e, enfim, gerenciar de fato.

2. Democratização da informação

Quando se fala sobre os princípios da Indústria 4.0 é impossível não falar sobre digitalização e democratização da informação para prover acessibilidade à informação. Ou seja, os dados devem ser compartilhados não só para um público restrito, mas para um número cada vez maior de profissionais. A motivação para a democratização da informação é que esses profissionais devem ser mais independentes e fazer suas próprias análises. Isso traz uma agilidade muito maior na obtenção de insights. Por exemplo, as empresas que possuem unidades consumidoras distribuídas podem utilizar os dados para comparar unidades semelhantes. Essa comparação pode ser feita pelos próprios responsáveis de cada unidade, já que os dados estarão disponíveis, mas pode ser feita também em um nível mais alto, por um gestor responsável por um grupo maior de unidades consumidoras.

Leia mais: 4 importantes conceitos da Indústria 4.0 na Gestão de Energia e Utilidades

3. Produtividade

Digitar faturas e manter planilhas eletrônicas é extremamente contra produtivo. Muitas horas são perdidas copiando dados de uma planilha, colando em outra, gerando relatórios e criando fórmulas para fazer os cálculos. Para unidades que operam na Rede Básica, podem existir centenas de faturas por mês para um só consumidor. Mesmo considerando o uso de um sistema, o trabalho de digitação ainda é propenso a erros humanos. Hoje já existem tecnologias que realizam leitura automática do arquivo da fatura em formato PDF, conseguindo identificar automaticamente o consumo, valor de tarifas, bandeira tarifária, juros, liminares etc.

4. Auditoria

Um desafio comum para grandes empresas é lidar com diversas classes tarifárias, cada uma com sua tarifa, seja para consumo, demanda, multas, impostos, descontos e subvenção. É fundamental que um analista tenha recurso suficiente para conferir os cálculos das concessionárias de energia e verificar se as regras foram aplicadas corretamente. Um caso comum para empresas com medição de fronteira é comparar o valor medido com o valor faturado. Com o uso de um sistema é possível automatizar essa análise e descobrir rapidamente se existem diferenças entre o valor total calculado pelo sistema e o valor calculado pela concessionária ou então diferenças na cobrança dos impostos de ICMS, PIS e COFINS, por exemplo.

5. Análise de faturas

Não é novidade que hoje temos muitos dados disponíveis. Estamos vivendo a era da informação e do Big Data. Esses dados precisam ser analisados frequentemente e corretamente para que sejam identificados os verdadeiros custos e oportunidades de economia. Boas análises orientam boas decisões, que por sua vez, elevam o nível de maturidade e competitividade das empresas. Com um sistema que permite uma análise fácil e prática das faturas é possível identificar os principais consumidores, conhecer os padrões de consumo para cada unidade e definir metas mais realistas. Com isso pode-se analisar os contratos das unidades consumidoras e estudar a viabilidade de alterações contratuais para evitar contrações acima dos patamares esperados ou multas. Outro exemplo é utilizar dados históricos para detectar tendências de elevação ou redução de consumo.

Todos esses fatores contribuem diretamente para redução de custos. Com a automação das rotinas os profissionais podem focar sua energia em tarefas que geram valor para a empresa.

Software Development Manager, Viridis

Gerente de desenvolvimento da Viridis. Mestre em Ciência da Computação pela Universidade Federal de Minas Gerais, atua há mais de oito anos com engenharia de software e análise de sistemas. Atualmente também é professor de cursos de MBA do Instituto de Gestão e Tecnologia da Informação.

Comentar