Entenda como funciona o ciclo PDCA, seus benefícios e como ele pode ser um aliado estratégico na área de gestão de energia e utilidades.

Atualmente o gasto com energia e utilidades representa um dos maiores custos de uma empresa. Além disso, a procura por soluções que atestem a sustentabilidade de suas operações e produtos no mercado é latente. Diante desse cenário, organizações procuram minimizar seus custos, diminuir o impacto no meio ambiente e otimizar processos de energia e utilidades. Um estudo da McKinsey apresentado em 2017, aponta que países que investem em eficiência energética podem desacelerar o crescimento da sua demanda de energia de 3,4% para 1,4% nos próximos 12 anos. Assim, a busca por uma gestão que promova diariamente o uso eficiente de recursos, se tornou um assunto de extrema importância em qualquer corporação.

Gerir energia e utilidades nas empresas, vai além da busca por projetos para reduzir o consumo. Identificar problemas, planejar como eles devem ser resolvidos, executar ações para solução e verificar se os resultados foram satisfatórios, são as próximas etapas. A partir daí, passa a ser importante a promoção de melhorias na rotina e por último, a busca de investimentos. É pela necessidade de melhoria contínua do processo de gestão, que a utilização do método PDCA - planejar (plan), agir (do), verificar (check) e melhorar (action) - se torna cada vez mais presente nas áreas de energia e utilidades.

Entenda um pouco mais sobre o ciclo PDCA, os benefícios da sua aplicação, como ele pode ser utilizado na área de gestão de energia e utilidades, e de que forma um sistema de gestão de energia e utilidades pode ser otimizado com o uso desta ferramenta.

O que é o ciclo PDCA?

Elaborado no início do século XX pelo engenheiro Walter A. Shewhart, o ciclo PDCA, chamado também de Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart, faz parte do Controle Total de Qualidade (Total Quality Control) que surgiu nas indústrias e que tem como objetivo inicial controlar a qualidade das empresas. O ciclo PDCA é uma de suas ferramentas e tem como foco eliminar problemas, através de um plano estruturado e melhorar de forma contínua o processo de forma que as pendências não voltem. Este método é chamado de ciclo pois a cada execução de todas as etapas, uma nova análise pode ser feita e a ferramenta pode ser novamente aplicada.

Do inglês, plan, do, check, action, o ciclo PDCA é classificado em 04 etapas básicas:

Planejar (Plan):

Esta primeira etapa é uma das mais importantes, pois nela é possível enxergar os problemas e planejar como ele deve ser resolvido. Para iniciar o processo, fundamentalmente é preciso entender todas as etapas para sua efetivação, que consistem em:

• Identificar qual é o problema a ser resolvido.
• Estabelecer qual objetivo deve ser alcançado a partir da sua solução.
• Definir qual equipe será responsável por esta demanda.
• Verificar se será necessário algum tipo de verba para sua execução.
• Definir um prazo para a execução do plano.
• Definir quais serão os dados coletados e utilizados para verificar a efetividade do plano.

Após identificar o problema e estruturar de que forma o processo se dará, é preciso analisar o fenômeno a ser resolvido. Isso se dá através de levantamento de dados, reuniões entre a equipe delegada para a resolução, pesquisas de campo, dentre outras ações que mostre no detalhe qual o problema apresentado. Nesta etapa fica claro que a adoção de um banco de dados e informações sobre o processo em questão (consumos, produção, interrupções, etc.) são de suma importância para o sucesso do trabalho.

Conseguindo identificar o problema e a estrutura do processo, é necessário analisa-lo. Este momento é um dos mais cruciais do processo, onde é possível verificar de que forma o problema ocorre e como pode ser resolvido.

Após verificar o porquê daquele problema, é necessário um plano de ação, a partir de tudo que foi analisado, mensurado e discutido. Neste momento o problema é dividido em diversas ações. Importante frisar que é extremamente importante estruturar as etapas do plano de ação para que ele seja efetivo.

Agir (Do):

Esta etapa é a execução do plano de ação elaborado anteriormente. É importante que as ações definidas estejam atuando nas causas fundamentais do problema. A equipe que for designada para esta demanda, deve analisar as principais dificuldades e pontos relevantes encontrados em cada execução e apontar soluções, quando necessário.

Verificar (Check):

A terceira etapa consiste em verificar os resultados obtidos a partir do plano de ação. Neste momento os resultados são apresentados e avaliado se os objetivos definidos foram ou não atingidos. Novamente aqui, é de suma importância que estejam disponíveis dados, relatórios, dashboards, ou seja informações suficientes para que sejam definidas novas ações, ou mesmo dar o problema como resolvido. Plataformas informatizadas voltadas à gestão de energia e utilidades estão disponíveis no mercado e são fundamentais para o sucesso de uma gestão de energia e utilidades classe mundial.

Melhorar (Action):

Na última etapa é efetuada a conclusão do trabalho, garantindo a padronização daquilo que deu certo e tomando novas ações se necessário for.

Após todas as etapas é possível continuar o ciclo para melhoria contínua do processo em questão. Caso continue, o PDCA abre espaço para o SDCA (Standardization, do, check e act) que é o ciclo de padronização, ou seja, manter um patamar de qualidade já alcançado.

O ciclo PDCA é utilizado para resolver um determinado problema, já o ciclo SDCA é para manter em alto nível as ações de sucesso já implementadas, e o SDCA é mantido até que um novo processo PDCA seja implementado.

A metodologia PDCA pode ser implantada em diversas ações, seja em rotinas escolares até em empresas, governos e instituições focado em planejar, executar, mensurar e promover melhorias de forma contínua.

Benefícios do ciclo PDCA nas empresas

Em um mercado cada vez mais competitivo, a busca pela excelência e equilíbrio social, econômico e ambiental, é fundamental para que a empresa ganhe vantagem competitiva diante de seus concorrentes. Por isso o ciclo PDCA é uma ferramenta fundamental para colocar em prática todos estes objetivos de forma contínua. Seus benefícios atingem toda a organização, são eles:

• Confiabilidade e eficácia na execução das atividades.
• Otimização dos processos.
• Melhoria contínua
• Melhores práticas na rotina da empresa.
• Redução de custos.
• Visão detalhada e precisa do processo em que está inserido.
• Produtividade das equipes.

É possível perceber que o ciclo PDCA é uma ferramenta básica, mas muito eficiente quando se trata de resolver problemas em uma organização.

Pensando na área de energia e utilidades, o uso do ciclo PDCA se torna estrategicamente fundamental, visto a busca constante pela produtividade e redução de custos.

O ciclo PDCA aplicado na gestão de energia e utilidades

A área de energia e utilidades das empresas vivem em um cenário com grandes inovações tecnológicas e sistemas de gestão de energia e utilidades cada vez mais automatizados e eficazes. Por outro lado, existe a pressão para redução de custos, otimização de processos e a busca por matrizes energéticas cada vez mais limpas.

Diante disso, o ciclo PDCA pode ser amplamente utilizado para que a área de energia e utilidades consiga planeja, agir, mensurar e melhorar continuamente projetos de eficiência, troca de matriz energética, otimização de processos, planejamento de consumo, além de evoluir gradativamente o seu modelo de gestão.

Um sinal que reflete a importância da metodologia para que empresas possam evoluir, é ele ser o alicerce da ISO 50001 – Sistema de Gestão de Energia (SGEn), norma que certifica as empresas que atingirem os requisitos mínimos e específicos de gestão de energia.

Todos os passos para alcançar a certificação, estão alinhados com o ciclo PDCA, pois o maior benefício da norma é a melhoria contínua dos processos a partir do planejamento, execução, monitoramento e revisão do plano para alcance ou manutenção da certificação.

Leia o artigo e veja os motivos para sua empresa obter a certificação ISO 50001.

A importância de um sistema de gestão de energia e utilidades no ciclo PDCA

É importante que a utilização da metodologia PDCA esteja ancorada em uma plataforma informatizada de gestão de energia e utilidades que automatize os processos, trazendo unificação das informações e monitoração em tempo real, para que otimizações sejam feitas, diminua a rotina da equipe em processos manuais, direcionando os colaboradores para pensar estrategicamente melhorias para os processos e que faça a gestão dos processos de eficiência energética junto com a equipe.

Gerir a área de energia e utilidades, não é somente buscar melhorias pontuais, é preciso monitorar continuamente o processo para que ele seja cada vez mais lucrativo para a empresa. O PDCA, ancorado em sistemas de gestão de energia e utilidades ajudam estrategicamente para que o ciclo de melhoria contínua seja cada vez mais eficaz.